車輛滅失證明需在指定區域依次填好車牌號碼、單位、時間地點、原因等內容，并在相應位置簽名、注明日期、蓋章，同時要根據不同滅失原因由對應部門出具證明文件 。

不同的滅失情形，開具證明的部門也不同。自然災害造成的，由災害發生地街道、鄉、鎮以上政府部門出具；失火導致的，需火災發生地縣級以上公安機關消防部門提供；交通事故造成的，則由事故發生地縣級以上公安機關交通管理部門給予；若是車輛被盜報案后未追回，要由事故發生地派出所或公安部門開具。

證明中的內容填寫也有規范。車牌號碼、機動車所有人或單位、滅失時間地點、滅失原因等信息都要準確填寫。機動車所有人要簽名并填寫日期，查證人也需簽字并蓋章。此外，申請車輛滅失證明，車主需向車管所提出，按規定流程辦理，提供機動車注銷登記申請表、登記證書、行駛證、個人身份證明等材料，確保材料真實有效。只有這樣，才能順利完成車輛滅失證明的書寫與開具，為后續車輛注銷等手續做好準備。